Noen tips som kan forbedre prosjektledelsen i din bedrift

Prosjektledelse er en stor del av hverdagen innenfor tjenesteytende virksomheter. Typiske tjenesteytende bransjer kan være PR, reklame, rådgivning, design, IT, ingeniørfag, jus og arkitektur.

Jevnlig opplever flere bedrifter at flertallet av prosjektene går over fastsatt budsjett, fordi den ønskede tidsfristen og/eller at resultatet ikke blir som planlagt. Beste praksis innen prosjektledelse er å klare å planlegge og gjennomføre prosjektene slik at beregningene i stor grad stemmer med resultatene. Men ettersom kompleksiteten i prosjektet øker, skal det en del til å kunne lede prosjektene presist og målrettet.

utfordringer prosjektledelse

De indre omstendighetene som kan påvirke prosjektet

Har alle tilgang til prosjektdata?

Det er vanlig at virksomheters vekst og utvikling ikke reflekterer i de arbeidsprosessene som systemene har. Ofte ligger forretningsdata lagret i ulike systemer og Excel-regneark, noe som blir et stadig mer rotete system ettersom virksomheten vokser. Dette er også veldig upraktisk fordi man da har systemer som ikke fungerer sammen, og det kan være vanskelig å finne frem til nødvendige forretningsdata. Dette resulterer i en ineffektiv organisasjon med mangel på informasjonsflyt og kontroll.

Mangel på oversikt og kontroll

Når man har data lagret på ulike steder er det vanskelig å få oversikt. Det betyr at det er vanskelig for de som jobber med salg, prosjektledelse og fakturering for å samarbeide effektivt. De ulike avdelingene har ikke tilstrekkelig forståelse av hva de ulike aktivitetene går ut på, det er derfor vanskelig å svare på viktige forretningsspørsmål som for eksempel:
•    Hva har vi kjøpt
•    Vil vi møte våre tidsfrister
•    Hva slags folk har vi tilgjengelig i et prosjekt
•    I hvilken del av prosjektet mistet vi kontrollen
•    Hva er den forventende verdien av prosjektet

Mangel på oversikt fører til ineffektiv prosjektledelse, unødvendige forsinkelser og ekstra kostnader. Dette vil da påvirke kvaliteten og kundeservicen, som i sin tur vil gi dårlig kundetilfredshet.

7 tips for å få bedre effektivitet rundt prosjektledelse

1.    Gjør en grundig jobb i planleggingsfasen
Sørg for å ha alle detaljer, planlegg fremdrift, sett delmål og identifiser risikofaktorer.

2.    Ta en trygg lederrolle og fordel ansvaret nøye
Det er viktig å ha riktige mennesker med på laget, og at de vet hva som forventes av dem.

3.    Ha et godt system som gir alle oversikt
Sørg for at alle følger det. Slik sikrer du effektivt arbeid og god informasjonsflyt.

4.    Håndter risiko og uforutsette hendelser
En god prosjektleder tar veloverveide beslutninger på om prosjekt bør justeres, utsettes eller stoppes.

5.    Sørg for riktig og effektiv fakturering
Dersom man glemmer å fakturere timer, så mister man en del av inntekten. Dersom man fakturerer uberettigede timer vil kundene bli misfornøyd.

6.    Ha fokus på kundetilfredshet og salg
Register så mye informasjon om kunde som mulig, slik at de mottar riktige salgs- og markedsføringsaktiviteter.

7.    Evaluer prosjektet
Slik at man kan lage en mal «best practice» for hvordan prosjekter bør gjennomføres.

Visma Severa gjør prosjektstyring og fakturering enkelt, fordi du jobber smartere. Visma Severa er optimalisert for virksomheter som jobber prosjektbasert. Du kan fritt velge funksjonalitet og antall brukere i løsningen, ut ifra hva som passer for din virksomhet.

Tags: , , ,