Overgang til skybasert lønnsystem – hvorfor og hvordan?

Mange bedrifter jobber fortsatt på Windows-baserte lønnssystemer, hvor de registrerer lønnsdata som f.eks. timer, fravær og reiseregninger. Ofte blir disse registreringene levert inn via et ferdigdefinert registreringsskjema og/eller via et Excel-ark som de ansatte har brukt store deler av dagen sin på å fylle ut. Videre skal skjemaet godkjennes før lønnsansvarlig taster dette inn manuelt. Da dette kan gjøres enklere ved hjelp av elektronisk registrering, er det vanskelig å forstå at det ikke er interessant for samtlige bedriftsledere der ute.

Ifølge Visma sin Digitale Index for 2019, er det kun 54% av norske bedrifter som er digitaliserte på en eller annen måte innenfor fagområdene økonomi og lønn.

Det store spørsmålet er hvorfor ikke flere tar i bruk de digitale mulighetene som ligger rett foran nesen vår. Den største hindringen der ute er endringskultur. I tillegg klarer ikke bedriftsledere å se den umiddelbare gevinsten, og de har heller ikke nok kunnskap om digitalisering. Dette fører til at digitalisering ikke blir prioritert.
Det er altså kombinasjonen lite kunnskap om digitalisering og ingen ønsker om endring som fører til at bedriftene ikke klarer å se gevinsten av investeringene digitaliseringen vil gi.

Dette er et problem fordi bedriftene blir mindre konkurransedyktige, spesielt mot konkurransen fra utlandet. I tillegg er økonomien stadig under press, og med en kommende lavkonjunktur (Digital Index 2019), og at eldrebølgen brer seg, må norske bedrifter effektivisere seg. Som nevnt ovenfor, er en måte å gjøre dette på, å digitalisere seg. Dette vil skape mer verdi for bedriftene og de får et varig forsprang i markedet.

Hvordan bli effektive gjennom digitalisering?

Invester i skybaserte systemer som lønnssystemer, økonomisystemer, systemer for prosjektledelse og tidsregistrering som tar sikte på å automatisere og gjør dagligdagse oppgaver mer effektive.

Dagens skybaserte lønnssystemer tar sikte på å gjøre lønnsarbeidet mer effektivt. Disse løsningene her egne funksjoner for registrering av reiseregninger, timer og fravær. De ansatte registrerer sin tid og/eller reiseregning i en mobil app eller via en nettleser som går til godkjenning til nærmeste leder. Når registreringene er godkjente, går det som skal til lønn automatisk til lønnskjøringen. Dette er mer effektivt for alle involverte, og alt er 100% elektronisk. De ansatte får i tillegg lønnslippen elektronisk direkte til telefonen.

Det å være lokalisert i skyen innebærer at systemet ikke er installert i et Windows-miljø med en egen driftsserver som drifter systemet. Systemet er lokalisert på et felles datasenter og tilgangen får du via din nettleser, mobiltelefon og/eller nettbrett. Dette er også ofte assosiert med høyere grad av sikkerhet kontra det å ha en lokal server som drifter systemet, fordi det ofte er ansatt flere eksperter på datasikkerhet som overvåker systemet og kontinuerlig leter etter sikkerhetshull og fikser disse. I tillegg er systemet alltid 100% oppdatert uten ekstra kostnad og uten at brukeren merker dette.
Små endringer i funksjonalitet, menystruktur og rutineendringer blir informert om i forkant av oppgraderingen.

PC System Senter AS har levert Visma.net Payroll (Visma sitt skybaserte lønnssystem) siden det ble lansert i starten av 2018 og frem til i dag. Vi har kunder som har effektivisert sin lønnsprosess betydelig etter innføringen. Et eksempel på dette er Mellbyes Planteskole som har redusert tiden de brukte på lønnsarbeid betraktelig. Les mer om referansen her.

Det er altfor mange som jobber manuelt i Windows-baserte lønnssystemer. Digitalisering betyr å ta i bruk digitale verktøy som effektiviserer dagligdagse prosesser. Visma.net Payroll har funksjonaliteten som skal til for å hjelpe bedrifter med å jobbe mer effektivt og å spare kostnader.

Det er viktig med endring! Sett digitalisering på dagsordenen, og skap med dette mer verdi for bedriften samtidig som dere får et varig forsprang i markedet.

PC System Senter AS hjelper dere gjerne i gang på reisen.
Les mer om flere av våre implementeringer her.
Pris og igangkjøring finner du her.

Referanse

Digital Index 2019 – En undersøkelse om digital modenhet i norske bedrifter.